Er zijn een aantal redenen te bedenken om niet op kantoor te vergaderen. Verandering van spijs doet eten. Het geeft inspiratie om ergens anders te vergaderen. Soms wordt er ook voor gekozen om een vergadering te koppelen aan een teambuildingsactiviteit. Tevens is het zo dat je minder/niet gestoord wordt als je buiten de organisatie met elkaar om de tafel zit. Door te vergaderen op een externe vergaderlocatie, geef je de deelnemers bovendien mee dat je de onderwerpen op de agenda serieus neemt. Je onderstreept dus dat deze prioriteit hebben. Deelnemers zullen hierdoor niet alleen minder snel geneigd zijn zich af te melden, maar ook een actievere houding aannemen door de verwachtingen die zijn geschept. Vaak zijn de kosten van een andere locatie wel (veel) hoger. Van belang is dus dat je de juiste vergaderlocatie kiest.
De juiste vergaderlocatie regelen is niet altijd even makkelijk. Tegenwoordig bieden steeds meer plekken zich aan als vergaderlocatie, denk hierbij aan hotels, boten, en zelfs bossen. Toch is lang niet elke plek even geschikt. In deze blog geven we 7 tips waar je op moet letten bij het kiezen van een geschikte vergaderlocatie.
Tip 1: maak een lijst met wensen en verwachtingen samen met de opdrachtgever van de vergadering
Wellicht een open deur, maar als je niet weet wat de doelstelling is van de vergadering is, wordt het zoeken van een geschikte locatie veel lastiger. De ingeschatte tijdsduur is ook van belang. Inventariseer ook waar de deelnemers vandaan komen en met welk vervoersmiddel (zie ook tip 4).
Tip 2: Beraam vooraf de kosten
Hoe verleidelijk het ook moge zijn, ga niet pas een budget maken nadat je al mooie, bijzondere en/of grote locaties hebt gezien. Maak voordat je locaties gaat bekijken al een begroting waaraan je kunt vasthouden. Je weet dan hoeveel geld er beschikbaar is en het zorgt later niet voor grote verrassingen en een deuk in de begroting.
Tip 3: Zoek voor de juiste ambiance
Het soort van vergadering is bepalend voor het soort locatie. Een bijeenkomst over een strategisch plan vraagt om een andere ruimte dan een vergadering waarbij inspiratie en outside-of-the box-denken centraal staat. Hoe groot of klein de vergadering ook is, de juiste locatie is vaak sfeerbepalend en zorgt voor de juiste ambiance. Zorg er tevens voor dat de locatie past bij het imago van het bedrijf, zodat het bijdraagt aan een positieve ervaring bij de deelnemers.
Tip 4: Kies een locatie met een goede bereikbaarheid
Voor het kunnen bijwonen van een vergadering is het daarbij van groot belang dat de locatie goed bereikbaar is. Als je een vergaderlocatie gaat zoeken, is het dus goed om te zoeken naar een locatie waarbij je zeker weet dat de deelnemers gemakkelijk op de locatie kunnen komen per fiets, auto of openbaar vervoer. Kies dus een locatie die het meest centraal en goed bereikbaar is voor alle deelnemers. Kijk dus –indien nodig- naar vergaderlocaties inclusief parkeergelegenheid die tevens een goede OV-verbinding hebben (zie ook tip 1).
Tip 5: Bekijk vooraf de faciliteiten
Bekijk op de website, of op de locatie zelf over de faciliteiten die aanwezig zijn op de locatie voordat je gaat boeken. Veel accommodaties beweren namelijk te beschikken over vergaderfaciliteiten, maar blijken hier toch niet altijd aan te kunnen voldoen. Denk aan de volgende punten:
- Is de ruimte groot genoeg en heeft het de capaciteit die jij nodig hebt om de vergadering te organiseren?
- Zijn de vergaderzalen goed geventileerd?
- Is de verlichting en geluid voldoende?
- Kun je flexibel met de ruimte omgaan. Is de indeling van tafels/stoelen aan te passen?
- Zijn er toiletten in de buurt?
- Zijn er projectieschermen/ lcd-televisies beschikbaar?
- Beschikt de locatie over WIFI/ is er internettoegang?
- Is er een whiteboard of flipover? Eventueel een microfoon?
De technische faciliteiten zijn puur ondersteunend aan het creatieve proces en moeten onberispelijk zijn. Reserveer desgewenst de benodigde ondersteunende technische apparatuur. Meenemen van kantoor kan in sommige gevallen natuurlijk ook.
Tip 6: Bekijk de cateringmogelijkheden
Het klinkt logisch, maar tijdens een vergadering moet er voldoende te drinken en te eten zijn. Soms volstaat alleen de ochtend en soms is een lunch gewenst. Waarbij er een verschil is tussen een broodje in de hand of een gedekte tafel. À la carte of een buffet. Of alleen water, koffie en thee volstaat. Een korte koffiebreak, of in kannen op tafel? Keuzes die vaak terloops worden genomen, maar die wel degelijk van invloed zijn op de sfeer tijdens de vergaderdag. Check de locatie dus vooraf op de cateringmogelijkheden.
Tip 7: Wees je bewust van de regels + zet gemaakte afspraken zwart op wit
Elke locatie hanteert andere regels ten aanzien van wijzigingen (van bijvoorbeeld aantallen) en annuleringen. Het is goed om hiervan op de hoogte te zijn. Bij sommige vergaderlocaties zoals Seats 2 Meet kan je bijvoorbeeld tot 24 uur van tevoren kosteloos je vergadering nog annuleren. Dit zorgt voor veel flexibiliteit.
Waarschijnlijk heel vanzelfsprekend, maar zorg ervoor dat je alle afspraken die je hebt gemaakt voor de vergadering tenminste per mail bevestigd krijgt. Of stuur zelf een bevestigings mail. Dit is niet alleen handig ter voorbereiding van de vergadering, maar ook ter plekke, of mocht er na afloop een meningsverschil over bijvoorbeeld de kosten zijn.
En als je dan een geschikte vergaderlocatie heb gekozen, wil je natuurlijk ook een goed verlopende effectieve vergadering.
Bron: Petear