Wat de wetenschap zegt over slimmer vergaderen en waarom wij ook pizza's serveren?

10 feiten over vergaderen

• In minder dan 40 jaar is het aantal vergaderingen per dag in de VS gestegen van 11 miljoen naar 55 miljoen per dag. Deze vergaderingen kosten een ongelooflijke $ 1.4 TRILJOEN ofwel 8,2% van het BBP per jaar.
• Hoe hoger op de corporate ladder hoe groter het aantal vergaderingen. Gemiddeld volgen niet-managers 8 vergaderingen per week, terwijl managers 12 vergaderingen bijwonen. Senior management besteedt het grootste deel van hun tijd aan back-to-back meetings.
• Uit een wereldwijd onderzoek door Microsoft blijkt dat 69% van de respondenten hun vergaderingen niet productief vindt. Verder vertelt het onderzoek dat vergaderingen de belangrijkste vorm zijn van tijdverspilling. De kosten van slechte vergaderingen worden in de VS geschat op $250 biljoen (ja dat zijn negen nullen) per jaar in verspilde tijd.
• Vergaderingen kunnen niet worden opgeheven. Tijd doorgebracht in vergaderingen is de “culturele belasting” die een organisatie betaalt voor het creëren van inclusie, participatie, teamwork, communicatie en samenhang in de organisatie. Wat moet worden teruggedrongen, is de tijdverspilling in onnodige of slecht georganiseerde bijeenkomsten.
• Gedwongen focus op de effectiviteit van een vergadering kan aanzienlijke prestatie winsten ontgrendelen. Andy Grove de vroegere CEO van Intel: “net zoals je een medewerker niet zou toestaan om een stuk kantooruitrusting ter waarde van $2000 te stelen, moet je niet iedereen laten weglopen met de tijd van zijn collega-managers”.
• Het verzamelen van feedback van deelnemers aan vergaderingen kan waardevol zijn bij het beoordelen van de kwaliteit van de vergadering en het meten van de effectiviteit van eventuele interventies. Bij Weight Watchers deden ze dit door een eenvoudig touchscreen te installeren buiten vergaderzalen waar deelnemers vergaderingen konden beoordelen op een vijf-puntsschaal.
• Uit onderzoek blijkt dat 50% van alle vergaderingen te laat beginnen wat leidt tot frustratie en slechte resultaten. Gebruik de 50/25-regel van Google om vergaderingen van een uur te verkorten tot 50 minuten en vergaderingen van een half uur tot 25 minuten. Dit geeft werknemers een overgangstijd om te voorkomen dat ze te laat zijn voor opvolgende bijeenkomsten.
• Houd vergaderingen klein. Uit onderzoek blijkt dat meer dan 50% van de bijeenkomsten twee of meer extra deelnemers heeft dan nodig is voor de agenda van de vergadering. Grotere bijeenkomsten brengen een slechtere ervaring, meer passiviteit en hogere gevallen van negatief gedrag. Uit gegevens van Bain & Company (Management Consultancy) blijkt dat voor elk persoon extra boven de zeven leden de effectiviteit van besluitvorming met 10% wordt verminderd. Amazon gebruikt de “twee-pizza-regel”-twee pizza’s moeten genoeg zijn om alle aanwezigen te voeden. Voor besluitvorming en probleemoplossing is de ideale vergader grootte 7 of 8 personen.



• Gebruik een getimede agenda. Het toewijzen van tijd voor elk item in de agenda kan een handig hulpmiddel zijn wanneer de discussie te lang doorloopt. Het kan er ook voor zorgen dat belangrijke items de aandacht krijgen die ze nodig hebben.
• Managers kunnen leiderschap delen door elke vergadertaak aan een deelnemer toe te wijzen. Apple duidt een rechtstreeks verantwoordelijke persoon (Direct Responsible Individual) aan op alle agendapunten. De DRI is verantwoordelijk voor het faciliteren van de discussie en het afhandelen van follow-ups na de vergadering. Dit maakt vergaderingen aantrekkelijker, bevordert de ontwikkeling van vaardigheden in het leiden vergaderingen en verhoogt de verantwoordelijkheid.